Nộp Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

– Mẫu hóa đơn

– Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

– Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Mẫu số thường bao gồm 11 ký tự

VD: 01GTKT0/00

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự:

– 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu mẫu hóa đơn

– Ký tự thứ 3 là dấu “/”.

– 2 ký tự tiếp theo thể hiện năm tạo hoá đơn

Thay đổi Ký hiệu hóa đơn (Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, Thông tư 68)

– Ký tự thứ 1: để phân biệt các loại hóa đơn. 

Trong đó: 1 là Hóa đơn GTGT; 2 là Hóa đơn Bán hàng ; 3 là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; 4 là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 là C: hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc K: loại không có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng với các ký tự: T; D; L; M.

Số hóa đơn gồm 7 chữsố từ 0000001 – 9999999

Trường hợp phát hiện sai sót khi đã lập HĐĐT và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì:

- Hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Trong đó, thời hạn hiệu lực do các bên tham gia tự thoả thuận.

- Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót và gửi cho người mua.

Trường hợp phát hiện sai sót khi hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì:

- Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.

- Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

- Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy ra thành 03 trường hợp sai sót chính và quy định cách xử lý sai sót rất chi tiết cho các đơn vị kinh doanh. Cụ thể:

- Trường hợp bên bán phát hiện HĐĐT được cấp mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi cho bên mua:

Trường hợp này bên bán sẽ thông gửi thông báo tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót. Đồng thời, bên bán phải lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Phía cơ quan thuế khi nhận được thông báo từ bên bán sẽ hủy HĐĐT đã cấp mã nhưng có sai sót trên hệ thống của cơ quan thuế.

- Trường hợp HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế có sai sót, đã gửi cho bên mua thì bên bán mới phát hiện sai sót:

Với trường hợp này, bên bán sẽ xử lý sai sót như sau:
    + Nếu là sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì bên bán chỉ việc thông báo cho bên mua về việc hóa đơn có sai sót, hai bên không cần lập lại hóa đơn mới. Song song với đó, bên bán phải lập thông báo về việc HĐĐT xảy ra sai sót gửi tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định mới này, trừ trường hợp HĐĐT không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
    + Nếu là sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì bên bán xử lý theo một trong hai cách sau:

Cách 1: Bên bán lập HĐĐT điều chỉnh sai sót mắc phải. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn điều chỉnh cần gì rõ sai sót cần điều chỉnh cùng dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Cách 2: Bên bán lập HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn sai sót. Hai bên bán mua chỉ bắt buộc phải lập lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, nếu như hai bên đã có thỏa thuận trước đó. Hóa đơn thay thế phải ghi rõ sai sót cùng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; bên bán ký số rồi gửi theo cách thức tương tự như với HĐĐT điều chỉnh.

Lưu ý rằng, riêng ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không sẽ được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần tới các thông tin điều chỉnh. Do đó, các DN hàng không được xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển cho đại lý xuất.

Nếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót dù là HĐĐT có mã hay không có mã của cơ quan thuế, khi bị cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho bên bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định mới này để bên bán kiểm tra sai sót.

Theo thời hạn đã ghi trên thông báo gửi về, bên bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định mới này, gửi tới cơ quan thuế về việc kiểm tra HĐĐT đã lập có sai sót.

Trường hợp quá thời hạn thông báo, bên bán không thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ gửi thông báo lần 2. Nếu quá thời hạn thông báo lần 2 vẫn chưa thấy bên bán thông báo lại thì cơ quan thuế sẽ xem xét để chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng HĐĐT.

Khi Thay đổi/điều chỉnh thông tin đã đăng ký sử dụng HĐĐT:

Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT phải gửi Báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế (theo mẫu số 3, ban hành kèm thông tư 32/2011/TT-BTC).

Thực hiện theo 1 trong 2 phương thức:

1. Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng => Áp dụng với một số lĩnh vực như: Bưu chính viễn thông; Bảo hiểm; Tài chính ngân hàng; Vận tải hàng không…(Xem chi tiết tại Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC)

2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn: Sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế => Áp dụng đối tượng không thuộc quy định tại mục 1.