1. Hoá đơn đầu vào là gì ?

Hóa đơn đầu vào là hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được từ bên bán hàng. Hóa đơn đầu vào chứa đầy đủ thông tin về các giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ giữa các bên, bao gồm thông tin về người bán, người mua, số lượng, giá cả, thuế và các chi tiết khác liên quan đến giao dịch. Hóa đơn đầu vào là một trong những loại hóa đơn quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tính toán thuế và đối chiếu thông tin về giao dịch mua bán. Việc quản lý hóa đơn đầu vào đúng cách giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính, tránh những rủi ro pháp lý và tăng tính hiệu quả trong quản lý chi phí.

Xem thêm: Kiểm tra hoá đơn điện tử hợp lệ

2. Những bất cập của quản lý hoá đơn đầu vào thủ công

SAI XÓT TRONG VIỆC NHẬP LIỆU

Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công có thể dẫn đến sai sót trong việc nhập liệu, gây ra sự cố trong quá trình thanh toán và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email nhưng vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến lưu trữ rời rạc, thiếu nhất quán khó tra cứu khi cần

TỐN THỜI GIAN VÀ NHÂN LỰC

Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công tốn nhiều thời gian và nhân lực, đặc biệt là khi doanh nghiệp có số lượng hóa đơn đầu vào lớn. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả và năng suất làm việc của nhân viên và doanh nghiệp. Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel đang “ngốn” 60% thời gian làm việc của kế toán

THIẾU MINH BẠCH VÀ CHÍNH XÁC

Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công có thể dẫn đến thiếu minh bạch và chính xác trong thông tin, gây khó khăn trong việc giải trình tài chính và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.

KHÔNG THỂ THEO DÕI VÀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU

Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công không cho phép doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu hiệu quả, gây khó khăn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh và phát triển doanh nghiệp

3. Những  đối tượng nên đăng ký sử dụng dịch vụ  API ADDON hóa đơn đầu vào                         

- NHÀ CUNG CẤP HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ và CÔNG TY PHẦN MỀM KẾ TOÁN, NHÂN SỰ

- NHỮNG DOANH NGHIỆP ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM CÓ ĐỘI NGŨ  LẬP TRÌNH TỪ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM RIÊNG

Việc kết nối trực tiếp với TCT để đồng bộ hóa đơn về là một tính năng quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Đối với những doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào nhưng chưa có tính năng này, họ có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và đối chiếu thông tin hóa đơn với TCT. Vì vậy, có thể cung cấp tính năng kết nối trực tiếp với TCT để đồng bộ hóa đơn về. Tính năng này cho phép doanh nghiệp gửi hóa đơn điện tử đầu vào trực tiếp đến TCT và nhận lại thông báo xác nhận từ TCT sau khi hóa đơn đã được xử lý. 

Theo quy định của Luật Thuế, các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ với tổ chức, cá nhân kinh doanh độc lập có quy mô từ 10 tỷ đồng trở lên một năm, hoặc trong các lĩnh vực được quy định cụ thể.

Xem thêm : Doanh nghiệp nên đăng ký gói hoá đơn điện tử nào 

4. Lợi ích khi đăng ký  API ADDON hóa đơn đầu vào tại P.A VIỆT NAM                        

Tiết kiệm chi phí và thời gian: Sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử giúp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy và giảm thời gian xử lý hóa đơn.

Tăng tính chính xác và minh bạch: Hóa đơn điện tử được tạo ra tự động, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và giúp doanh nghiệp có thể đối chiếu thông tin về hóa đơn một cách dễ dàng. 

Giảm rủi ro pháp lý: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý hóa đơn, giảm rủi ro pháp lý và tránh những khoản phạt do vi phạm quy định.                     

Tăng tính linh hoạt và tiện lợi: Hóa đơn điện tử có thể được xử lý và lưu trữ một cách linh hoạt và tiện lợi, giúp doanh nghiệp có thể truy cập vào thông tin hóa đơn bất cứ khi nào cần thiết.                    

Bảo vệ môi trường: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sử dụng giấy và giảm lượng rác thải, góp phần bảo vệ môi trường.                    

Doanh nghiệp, nhà cung cấp giải pháp cần nhanh chóng nâng cấp tích hợp tính năng tự động tải hóa đơn trực tiếp từ hệ thống Tổng cục Thuế vào phần mềm để tối ưu công việc của kế toán. 

P.A Việt Nam đã phát triển api kết nối tự động với Hệ thống Tổng cục Thuế để có thể download tất cả hóa đơn đầu và đầu ra để giúp kế toán doanh nhiệp tối nhất công việc nhất có thể. 

Xem thêm:Dùng thử Hoá đơn điện tử miễn phí