Làm thế nào để xác định một hóa đơn điện tử là hợp pháp và hợp lệ? Hóa đơn điện tử thông minh P.A Việt Nam xin hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân 4 bước để kiểm tra mình đang sở hữu hóa đơn điện tử hợp pháp và hợp lệ. Điều này giúp bạn tránh tình trạng mông lung và rắc rối sau này khi tiến hành công tác hạch toán liên quan.

    Hiện nay, các doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức đã và đang nhận về hóa đơn điện tử cho nhiều loại sản phẩm dịch vụ từ nhiều công ty, nhà cung cấp. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang dùng Hóa đơn điện tử khiến nhiều doanh nghiệp, cá nhân lúng túng trong việc xác minh tính hợp lệ và hợp pháp của nó. Những hóa đơn điện tử mà công ty nhận qua email hay bản thể hiện giấy có hợp pháp và hợp lệ để thuận tiện trong công tác hạch toán thông thường như hóa đơn giấy hay không?

✜ HÓA ĐƠN HỢP PHÁP có nghĩa là:

• Bên bán đã gửi TB Phát hành cho CQT trước khi sử dụng;
• Khi xuất hóa đơn thì Bên bán phải đang ở tình trạng hoạt động (Tạm dừng hay bị Cưỡng chế hóa đơn sẽ ko được xuất)
• Mẫu số, Ký hiệu và các thông tin khác của bên bán trên hóa đơn đúng với thông tin đã nộp TBPH cho CQT.

✜ Thế nào là HÓA ĐƠN HỢP LỆ?

• Thông tin của người mua đúng theo MST của người mua cung cấp
• Nội dung hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.. đúng theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng nếu có. Đặc biệt, với hóa đơn điện tử thì có thêm một số điểm chú ý như sau:

1. Một số Cục Thuế yêu cầu ngày ký điện tử phát hành hóa đơn (xuất hóa đơn) phải trùng với ngày lập. Trừ các trường hợp đặc thù như kinh doanh Xăng dầu, Điện nước
2. Trên Hóa đơn phải có thông tin Ngày ký
3. Hóa đơn điện tử thì nội dung hàng hóa không ghi theo kiểu đính kèm bảng kê.

→ Xem thêm: Các tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử P.A Việt Nam

Cùng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thông minh để tiết kiệm chi phí và vận hành nhanh hơn
X2 ƯU ĐÃI KHI ĐĂNG KÝ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI P.A VIỆT NAM

✜ Để kiểm tra chính xác hóa đơn điện tử hợp pháp, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm tra 04 bước theo thứ tự sau:

     Khi nhận hóa đơn điện tử từ email, doanh nghiệp cần mở ra và kiểm tra có đầy đủ chữ ký số người bán, link tra cứu và mã tra cứu hay không.

     Khi nhận hóa đơn điện tử từ email phải có đính kèm 2 file là file hóa đơn hiển thị .pdf và file gốc .xml

     Doanh nghiệp lấy mã tra cứu vào link tra cứu có trong tờ hóa đơn để kiểm tra xem và so sánh với tờ hóa đơn nhận từ email có trùng khớp nội dung không.

Tìm hiểu dịch vụ Hóa đơn điện tử thông minh của P.A Việt Nam
BẮT ĐẦU CHỈ TỪ 99.000 ĐỒNG

     Khi nhận được hóa đơn cần kiểm tra xem bên bán đã gửi Thông báo phát hành cho CQT chưa? Và mẫu số ký hiệu hóa đơn của bên bán xuất có khớp với các thông tin gửi cho CQT không qua website của Tổng Cục Thuế và khớp với thông tin trên tờ hóa đơn đã nhận không → Link kiểm tra tại đây

     Tra cứu tình trạng hoạt động của MST – Người Nộp Thuế đang hoạt động (đã được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký Thuế) → Link tra cứu MST tại đây

----------------------

Để tránh những rắc rối sau này, khi doanh nghiệp nhận được hóa đơn điện tử cần phải kiểm tra kỹ tính hợp lệ và hợp pháp của nó. P.A Việt Nam có hơn 19 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ và tiên phong khuyến khích chuyển đổi hóa đơn số.